Entwerfen und Verwenden von Jahresplanungen

Lade Dir jetzt kostenlos meine Excelvorlage Jahresplanung als Arbeitshilfe herunter!

Ob der Jahreswechsel gerade der Anlass ist oder Du eine Strategieplanung machst: Um sicher zu stellen, dass Du deine Ziele erreichst ist ein Jahresplan das wichtigste Tool für ein erfolgreiches Selbstmanagement. Über den Zeitraum eines Jahres ist es leicht den Überblick zu verlieren und sich im Kleinklein des Alltags zu verzetteln. Je weniger uns unsere Umwelt strukturiert (oft der Arbeitgeber), desto mehr muss ich mich selbst strukturieren. Aber wie geht das mit sinnvollem Aufwand?

Im Grunde ist ja simpel – Du musst:

1. Ziele definieren: Was möchtest du erreichen? Sei konkret!
2. Zeitrahmen festlegen: Plane, wie viel Zeit du für jedes Ziel benötigst.
3. Meilensteine setzen: Breche große Ziele in kleinere, erreichbare Schritte auf.

Ein banales Beispiel von mir: Zu Beginn des letzten Jahres hatte ich mir vorgenommen, Gitarre spielen zu lernen. Ich hatte das zwar vor, aber ohne konkretes Ziel. Also fiel das Üben im Alltag ziemlich oft hinten runter, bis ich wochenlang gar nicht mehr dran dachte.

Damit mir das nicht wieder passiert, habe ich das Gitarre spielen lernen in meine für dieses Jahr als privates Ziel in meine Planung aufgenommen aufgenommen: Ich werrde an Weihnachten meine Familie beim Weihnachtslieder singen mit der Gitarre begleiten. Da ich echt Anfänger bin, gibt es da was zu tun. Jetzt kann ich diese Absicht herunterbrechen in kleine Zwischenziele. Dazu mehr in der Monatsplanung.

Eine Jahresplanung erleichtert uns also, den Überblick zu behalten, den Fokus zu immer wieder neu zu setzen und unsere Effizienz zu steigern – im Beruf sowie im Privatleben. Da sich das leichter anhört als es umzusetzen ist, lohnt es sich doch etwas tiefer einzusteigen.

Was ist eine Jahresplanung?

Noch mal auf den Punkt: ein Jahresplan ist eine detaillierte Übersicht über alle Ziele und Projekte, die du im kommenden Jahr erreichen möchtest. Inklusive Meilensteine und Ressourceneinschätzung. Es ist ein wichtiges Element und die Basis für gute Zeitplanung.

• Ziele: Was sind Meine Hauptziele? Dabei bin ich so konkret und spezifisch wie möglich (Dazu kannst Du die SMART-Formel verwenden)
• Termine: Welche Fristen gebe ich mir für die Meilensteine?
• Ressourcen: Unbedingt mitdenken! Ich mache mir klar, wieviel Zeit, Geld, Knowhow, Material etc. brauche. Oft wird das übersprungen, ein fataler Fehler!
• Reflexion: Immer am Monatsende überprüfe ich meine Jahresziele. Sind sie noch stimmig, realistisch, wo muss ich anpassen?

Es ist ein Werkzeug, das mächtiger ist als nur eine Liste von Aufgaben; sie ist dein Fahrplan für das Jahr. Mit dieser Übersicht in der Hand fühlst du dich viel sicherer und bereit, Herausforderungen anzugehen. Ich erinnere mich noch gut an mein erstes Mal, als ich mich dransetzte. Zunächst war ich skeptisch und dachte, das sei nur eine zusätzliche Aufgabe. Aber als ich einmal anfing, war ich erstaunt über die Klarheit, die sie mir gab.

Welche Vorteile hat sie?

Zunächst einmal ermöglicht eine Jahresplanung:

• Klarheit: Du weißt genau, was du erreichen möchtest. Als ich meine erste Jahresplanung aufstellte, war ich überrascht, wie viele Dinge ich im Kopf hatte, die ich dann auf Papier bringen konnte.
• Fokus: Mit klaren Zielen und einer guten Struktur fällt es viel leichter, Ablenkungen zu widerstehen. Statt mich von jedem kleinen Problem ablenken zu lassen, bleibe ich auf Kurs. Es ist leichter Prioritäten zu setzen, weil ich mich ja schon entschieden habe.
• Effizienz: Du kannst deine Zeit besser einteilen. Indem ich mir vorher überlegt habe, wann ich an welcher Sache arbeite, konnte ich effektiver arbeiten und meine Produktivität steigern.
• Motivation: Das Abhaken von Meilensteinen wirkt wahre Wunder für die eigene Motivation. Jedes kleine Erfolgserlebnis pusht einen weiter! Und ich weiß immer, was ich sinnvoll als nächstes Tun kann!

Die Vorteile sind also vielfältig und haben für mich persönlich viele positive Veränderungen bewirkt. Ich ermutige dich, also es auszuprobieren, Dich hinzusetzen und eine sinnvolle Planung für das Jahr aufs (digitale) Papier zu bringen.

Zur Struktur

Das Thema Zeitmanagement ist vielschichtig und es ist wichtig den Jahresplan herunterzubrechen, auch wenn er der Dreh und Angelpunkt ist. Er ist natürlich noch viel zu grob, um jeden Tag zu wissen, was zu tun ist. Daher ist es wichtig, den Zusammenhang für die verschiedenen Planungsebenen zu verstehen. Jede Ebene hat ihre eigenen Ziele und Methoden, die zusammenarbeiten, um dir zu helfen, effizienter zu planen und zu arbeiten. Ich kann dir sagen: Eine gute Struktur auf diesen Ebenen macht den Unterschied! Hier sind die vier Zeitebenen, die ich immer im Hinterkopf habe:

1. Jahresplanung: Hier legst du deine großen Ziele fest. Was willst du in diesem Jahr erreichen? Darüber habe ich schon viel geschrieben.
2. Monatsplanung: Diese Ebene hilft dir, die Jahresziele in kleinere, greifbare Schritte zu unterteilen. Ich finde es super hilfreich, jeden Monat einen klaren Fokus zu setzen. Zum Beispiel kannst du dir vornehmen, in einem Monat einen bestimmten Kurs zu besuchen oder ein Projekt abzuschließen.
3. Wochenplanung: Jetzt wird’s konkret! Hier strukturierst du deine Woche, indem du spezifische Aufgaben und wichtige Termine einträgst. Ich nutze dafür oft eine einfache To-Do-Liste, um den Überblick zu behalten und Dinge abzuarbeiten. Wichtig dabei: Genügend Pufferzeiten einplanen, die Woche nicht zu voll knallen!
4. Tagesplanung: Jeden Abend, oder wenn mir das nicht gelingt, am nächsten Morgen mache ich meine Tagesplanung. Da schaue ich mir meinen Kalender und meine ToDo-Liste an und entscheide, was ich in welcher Reihenfolge abarbeite. Da ich ja meinen Wochenplan habe, bin ich da sehr flexibel und kann entspannt meine Dinge erledigen. Da ich immer etwas 20% Pufferzeit einplane kann ich auch entspannt mit ungeplantem Umgehen.

Vorgehensweise

Jetzt, da wir die einzelnen Planungsebenen betrachtet haben, wollen wir uns darauf konzentrieren, wie Du am besten an die Planung herangehst. Ich habe über die Jahre verschiedene Methoden ausprobiert und möchte dir einige Tipps und Schritte an die Hand geben, die mir besonders geholfen haben:

1. Sei mutig: Denke groß, beschränke Dich nicht und schreibe alles auf, was Du Dir an großartigen Zielen einfällt. Setze die Schere im Kopf nicht zu früh an, schau was wäre wirklich attraktiv. Am besten mit einem leeren Blatt und einem Stift in der Hand. Notiere alles, egal ob es realistisch ist oder nicht. Dafür darfst Du Dir Zeit lassen, Du willst ja nichts Wichtiges vergessen, oder?
2. Setze Prioritäten: Im nächsten Schritt geht es dann darum aus der großen und hoffentlich auch attraktiven Sammlung konkretere Ziele auszuwählen und zu priorisieren. Was sind die wichtigsten Ziele, die Du erreichen musst und was sind die wirklich attraktiven Ziele, die Du am unbedingt angehen willst?
3. Schätze die Ressourcen ein: Jetzt kommt hinter jedes ausgewählte Ziel die realistische Einschätzung: Wie viel Zeit, welches Knowhow, welches finanziellen Mittel brauchst Du für jedes Projekt? Vielleicht stellst Du fest, dass Du Dir zu viel auf den Teller geladen hast? Sehr oft nehme ich mehr vor, als ich tatsächlich erreichen kann. Daher ist hier eine gute Gelegenheit erneut zu priorisieren. Wie dringlich oder wichtig ist eine Absicht? Weniger ist hier oft besser als mehr, auch wenn Entscheidungen schwerfallen können.
4. Zwischenziele definieren: Jetzt ist es an der Zeit, die großen Ziele herunterzubrechen und erreichbare Zwischenziele zu definieren, die wir dann in den Monatsplanung platzieren können. An dieser Stelle wird oft auch nochmal deutlicher, ob wir den Zeit- Ressourcenaufwand insgesamt gut einschätzt haben.
5. Monatsübersicht erstellen: An dieser Stelle nehme ich mir dann einen Monatskalender. Da trage ich mir dann erstmal alle fixen Termine ein, wie Urlaube, Dienstreisen längere Abwesenheiten und geblockte Projektzeiten. So bekomme ich einen Überblick, über wieviel freie Zeit ich überhaupt verfügen kann. Dann trage ich in diesem Monatskalender meine vorher definierten Zwischenziele und die dazugehörigen Prioritäten ein.

Zugegebenermaßen springe ich in der Reihenfolge der Schritte ab und an. . In der Regel muss ich mich von dem einen oder anderen Projekt im Prozess trennen, das zwar toll wäre, aber einfach meine Möglichkeiten sprengt. . Hier sind Entscheidungen gefragt. Denke aber auch an die Möglichkeit Tätigkeiten und Aufgaben zu delegieren, z.B. an externe Dienstleister. Am Ende habe ich aber einen klaren Plan, mit klar definierten Prioritäten für das ganz Jahr, an dem ich mich das ganze Jahr orientiere. Es steht nur noch drauf, was ich wirklich will!

Mit dieser strukturierten Vorgehensweise fühle ich mich viel besser vorbereitet, um die Herausforderungen des Jahres zu meistern, und ich bin fest entschlossen, meine Absichten zu verwirklichen!

Digitale Tools

Immer wieder werde ich gefragt, welche digitalen Apps ich nutze. In der heutigen Zeit gibt es viele hilfreiche Programme, die dir helfen, organisiert zu bleiben und deine Projekte im Auge zu haben. Ich habe einige ausprobiert und kann dir ein paar empfehlen, die mir gut gefallen. Ich selbst mache mein Zeitmanagement MS 365. In der Office Suite ist alles ddrin, was ich brauche.

Hier sind einige nützliche digitale Tools:

• MS 365: Mit einer Kombination von MS ToDo, Excel, Outlook und OneNote habe ich immer alles digital zur Hand. Eine Excel-Tabelle ist sehr vielseitig und leistungsstark. Entsprechende Tools hat auch Google im Angebot.
• Trello: Hier kannst du Boards einrichten, um deine Ziele und Aufgaben visuell darzustellen. Mir gefällt die Möglichkeit, Karten zu verschieben und je nach Dringlichkeit und Wichtigkeit die Reihenfolgen festzulegen.
• Todoist: Diese App ermöglicht es dir, passende To-Do-Listen zu pflegen und Arbeitsaufgaben zu priorisieren. Du kannst Fälligkeitstermine und Erinnerungen festlegen, was mir immer hilft, den Überblick zu behalten. Ich mache das mit MS To Do.

Durch die Nutzung digitaler Möglichkeiten fühle ich mich nicht nur effizienter, sondern bin auch ortsunabhängig und habe immer alles parat. Und mir macht es Spaß mit Stift und Tablet zu arbeiten.

Analog?

Macht es Sinn mit Papier zu arbeiten? Absolut! Ich selbst bin ein großer Fan von Papier und Stift, und ich habe festgestellt, dass das Niederschreiben auf Papier oft eine ganz andere, motivierende Wirkung hat. Hier sind einige Vorteile einer papierbasierten Arbeitsweise:

• Kreativität: Wenn ich mit Stift und Papier arbeite, ermöglicht mir das, meiner Kreativität freien Lauf zu lassen. Ich skizziere oft Mindmaps oder zeichne Diagramme, um meine Gedanken zu visualisieren – etwas, was ich digital nur begrenzt tun würde.
• Fokus: Beim Festhalten auf Papier gibt es weniger Ablenkungen. Keine Benachrichtigungen von Apps oder das Verlangen, das Internet zu durchforsten! Ich finde, dass ich mich besser konzentrieren kann.
• Persönliche Verbindung: Das Festhalten meiner Ziele und Pläne auf Papier gibt mir ein persönlicheres Gefühl. Ich liebe es, durch meine alten Notizen zu blättern und zu sehen, was ich erreicht habe.

Um eine effektive Jahresplanung auf Papier zu erstellen, beginne mit einem schönen Notizbuch und plane regelmäßig Zeit ein, um deine Projekte zu überarbeiten und anzupassen. Egal, ob digital oder auf Papier – Du wirst herausfinden, was für Dich am besten funktioniert! Und am besten ohne Perfektionszwang einfach mal mit einem Jahresplan anzufangen! Die größte Hürde ist wie so oft anzufangen. Dazu kannst Du gerne meine Excel-Vorlage verwenden.

Du suchst einen Überblick über das Thema Zeitmanagement? Dann schau am Besten hier: Was ist Zeitmanagement? Einen Überblick über die wichtigsten praktischen Tools findest Du hier. Oder Du holst Dir jetzt meine kostenloses Ebook zum Thema.

kostenloses Ebook Zeitmanagement