Von Timeboxing bis Pomodoro:

8 Zeitmanagementtechniken im Überblick

Was ist Zeitmanagement?

Zeitmanagement bezeichnet die Fähigkeit, die zur Verfügung stehende Zeit effizient zu nutzen. Wie oft sind wir den ganzen Tag beschäftigt und fragen uns am Ende des Tages, was wir eigentlich den ganzen Tag getan haben. Kommt Dir das bekannt vor?

Genau hier kommt effektives Zeitmanagement und damit die Zeitmanagement-Methoden ins Spiel. Indem wir lernen, Zeit besser zu verwalten, können wir unsere Aufgaben systematischer angehen und so produktiver arbeiten. Mehr über den Hintergrund der Zeitmanagementmethoden findest Du hier in diesem Blog.

An dieser Stelle gebe ich Dir ein in Kürze einen Überblick über die bekanntesten Methoden – z.B. über die Unterscheidung von dringlich und wichtig oder dem bakannten Pareto-Prinzip.

Zeitmanagement: 8 Methoden

In diesem Abschnitt wollen wir acht bewährte Zeitmanagement-Methoden genauer unter die Lupe nehmen. Diese Techniken können uns dabei unterstützen, unsere Arbeitsweise effizienter zu gestalten und sogar wieder mehr Raum für Freizeit zu schaffen. Mehr über den Nutzen und die Notwendigkeit von Zeitmanagement erfährst Du hier.

1. Timeboxing

Dies ist eine zielorientierte Methode, bei der man feste Zeitrahmen – die sogenannten „Timeboxen“ – für das Erledigen von Aufgaben festlegt. Wie funktioniert das konkret? Stellen wir uns vor, du möchtest an einem Projekt arbeiten, das sich über mehrere Wochen erstreckt. Du steckst dir selbst eine bestimmte Zeit, sagen wir zwei Stunden, um an diesem Projekt zu arbeiten. Du konzentrierst dich ausschließlich auf diese Aufgabe innerhalb des festgelegten Zeitrahmens und vermeidest es, dich ablenken zu lassen. Und denn beendest Du diese Aufgabe konsequent, wenn das Zeitfenster vorüber ist.

Vorteile:

1. Erhöhte Fokussierung: Da du genau weißt, wie viel Zeit dir bleibt, fällt es leichter, produktiv zu bleiben.
2. Reduzierung von Perfektionismus: Oft neigen wir dazu, an einer Aufgabe festzuhalten, um sie perfekt zu machen. Timeboxing zwingt dich dazu, deine Aufgabe innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens zu beenden.
3. Bessere Planung: Du lernst, realistisch einzuschätzen, wie viel Zeit verschiedene Aufgaben tatsächlich in Anspruch nehmen.

Persönlich habe ich festgestellt, dass ich mit Timeboxing meinen Arbeitstag gezielter plane und gleichzeitig Stress abbaue.

2. Timeblocking

Ähnlich wie beim vorherigen Tool geht es beim Timeblocking darum, Zeitfenster für bestimmte Aufgaben zu reservieren. Der Unterschied? Während beim Timeboxing jede Aufgabe ihre eigene Zeitbox hat, kannst du beim Timeblocking mehrere ähnliche Aktivitäten in einem Block zusammenfassen. Und der hat oft einen festen Platz am Tag.

Beispiel: Du könntest einen Zeitblock für alle administrativen Aufgaben reservieren. In diesem Block erledigst du E-Mails, Berichte und Telefonate, ohne zwischen unterschiedlichen Aufgaben hin und her zu springen. Ich reserviere z.B. jeden Tag zum Start und zum Feierabend 30 Minuten für Emails.

Vorteile des Timeblocking:

1. Effiziente Nutzung von Zeitfenstern: Wir sind produktiver, wenn wir uns auf ähnliches konzentrieren.
2. Vereinfachte Planung: Mit festen Zeitblöcken in deinem Kalender weißt du immer, wann du welche Aktivität durchführen möchtest. Du musst Dir darüber keine Gedanken mehr machen.

Mir hilft Timeblocking weniger Zeit mit der Organisation meines Tages zu verschwenden.

3. Die Pomodoro-Methode

Die Pomodoro-Methode ist eine beliebte Technik unter den Zeitmanagementmethoden, die auf kurzen, fokussierten Arbeitsphasen basiert, gefolgt von kurzen Pausen.

Der Ablauf ist einfach: Du arbeitest 25 Minuten an einer Aufgabe, machst dann eine fünfminütige Pause. Nach vier Pomodori – also nach vier Arbeitseinheiten – gönnst du dir eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten. Vorteile der Pomodoro-Methode:

1. Regelmäßige Pausen: Diese Methode fördert die mentale Leistung, da Pausen helfen, die Konzentration aufrechtzuerhalten.
2. Strukturierte Arbeitsweise: Du weißt genau, wie viel Zeit du einer Aufgabe widmest, was die Priorisierung erleichtert.

Ich mag die Pomodoro-Technik, weil ich immer wieder überrascht bin, wie produktiv ich während der 25-minütigen Intervalle bin. Es ist erstaunlich, wie viel man in kurzer Zeit erreicht, wenn man fokussiert arbeitet.

4. ALPEN – Methode

Die ALPEN-Methode ist eine effektive Zeitmanagement-Methode, die ich regelmäßig nutze, um meinen Tag zu strukturieren und zu priorisieren. Ein Klassiker und ähnlich bekannt wie das Eisenhower-Prinzip.

Ihr Name setzt sich aus fünf Schritten zusammen:

1. Aktivitäten auflisten: Beginne deinen Tag, indem du alle anstehenden Aufgaben notierst. Dies verschafft dir Klarheit und Übersicht über dein Arbeitspensum.
2. Länge schätzen: Schätze die benötigte Zeit für jede Aufgabe. Dies fördert eine realistische Planung und hilft dir, Überlastung zu vermeiden.
3. 5. Pufferzeiten einplanen: Plane Pufferzeiten ein, um unvorhergesehene Ereignisse abzufangen. Dies reduziert Stress und gibt dir Spielraum für unerwartete Verzögerungen.
4. Entscheidungen treffen: Priorisiere deine Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Durch diese Fokussierung kannst du sicherstellen, dass die wichtigsten Dinge zuerst erledigt werden.
5. Nachkontrolle: Am Ende des Tages überprüfe deinen Fortschritt und reflektiere, was gut funktioniert hat und wo Verbesserungen nötig sind.

Mich schützt die ALPEN-Methode davor, meinen Tag zu überladen und unrealistische Erwartungen an das zu stellen, was ich leisten kann. Mit ihr kann ich meine Zeit gut einteilen und bleibe so entspannt.

5. Eat the Frog

Die „Eat the Frog“-Methode basiert auf der Idee, die unangenehmste oder schwierigste Aufgabe als Erstes am Tag zu erledigen. Dieser Spruch stammt von Mark Twain, der sagte, dass man, wenn es notwendig ist, einen Frosch zu essen, dies am besten gleich am Morgen tun sollte.

Vorteile der „Eat the Frog“-Methode:

1. Erfolgserlebnisse: Wenn du die größte Herausforderung gleich am Morgen meisterst, gibt dir das einen Motivationsschub für den Rest des Tages.
2. Vorbeugung von Prokrastination: Diese Technik hilft, das Aufschieben zu vermeiden, da du die schwierige Aufgabe sofort angehst.

Die ALPEN-Methode bietet dir die Möglichkeit, bessere Prioritäten zu setzen, die Effizienz zu steigern und stressfreier zu arbeiten. Durch den klaren Überblick und die gezielte Planung kannst du deine Ziele effektiver erreichen und hast mehr Raum für persönliche Reflexion und Wachstum. Mir persönlich hilft sie mich davor zu schützen zu viel in meinem Tag hineinzupacken. Ich sehe leichter, was realistisch ist und ich vermeide Stress und Unzufriedenheit durch überhöhte Ziele.

6. Erfolgreich Nein – Sagen

Erfolgreich „Nein“ zu sagen, ist eine entscheidende Fähigkeit, um fokussiert auf deine Ziele hinzuwirken. Klingt zu banal? Ist das eine Zeitmanagement-Methode? Ich meine JA! Zu oft neigen wir dazu, anderen zu gefallen oder zusätzliche Verpflichtungen einzugehen, was uns letztendlich von unseren eigenen Prioritäten ablenkt. Wenn du lernst, Grenzen zu setzen und höflich, aber bestimmt abzulehnen, schaffst du Raum für die Aufgaben, die wirklich wichtig für dich sind. In

• Du nutzt deine Arbeitszeit für das Wesentliche, das für Dich wichtig oder dringend ist. Und Du kommst dazu deine Aufgaben zu erledigen.
• Außerdem schützt das klare „Nein“ deine mentale Gesundheit, da du weniger Stress und Überforderung erlebst.

Es ist wichtig, dir bewusst zu machen, dass jede Entscheidung, die du triffst, Auswirkungen auf deine Fortschritte hat.

Indem du also „Nein“ zu unwichtigen Anfragen sagst, sagst du gleichzeitig „Ja“ zu deinen eigenen Zielen und Visionen.

Für mich persönlich, der ich gerne helfe, ist das immer wieder eine neue Herausforderung das richtige Maß zu finden und immer dann Nein zu sagen, wo jemand es sich auf meine Kosten einfach macht.

7. Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Methode ist ein effektives Werkzeug zur Priorisierung von Aufgaben, das dir hilft, zwischen dringenden und wichtigen Anliegen zu unterscheiden. Sie wird Präsident Eisenhower zugeschrieben und besteht aus vier Kategorien: Die Aufgaben, die sowohl wichtig als auch dringend sind, solltest du sofort erledigen, während du für wichtige, aber weniger dringende Aufgaben Zeit einplanen kannst. Aufgaben, die dringlich, aber nicht wichtig sind, kannst du delegieren, und die, die weder dringend noch wichtig sind, sollten idealerweise gänzlich aus deinem Plan gestrichen werden.

Wie die Eisenhower-Matrix dir helfen kann

1. Klarheit durch Priorisierung: Sie hilft dir, eine klare Unterscheidung zwischen wichtigen und dringenden Aufgaben zu treffen. So weißt du immer, wo du deine Energie zuerst einsetzen solltest.
2. Effiziente Nutzung deiner Zeit: Durch die Strukturierung deiner Aufgaben kannst du deine Zeit effektiver nutzen. Du konzentrierst dich auf das, was wirklich zählt, und vermeidest Zeitverschwendung mit unwichtigen Aufgaben
3. Stressreduktion: Wenn du deine Aufgaben nach Priorität sortierst, fühlst du dich weniger überwältigt. Dies reduziert Stress, da du genau weißt, was du als Nächstes angehen musst.
4. Delegationsmöglichkeiten: Die Matrix zeigt dir auf, welche Aufgaben du delegieren kannst. Das gibt dir die Freiheit, dich auf wichtige Projekte zu konzentrieren und andere Aufgaben abzugeben.

Die Methode ist ideal für Führungskräfte und Projektmanager, die lernen müssen, mit einer Vielzahl von Aufgaben und Terminen umzugehen. Sie ermöglicht es dir den Blick auf das Wesentliche. Ich nutze Sie vor allem, um klar zu haben, was ich an mein Team oder einen Dienstleister delegieren kann. Eine enorme Erleichterung in meiner Zeitplanung.

8. Das Pareto-Prinzip

Weniger eine Methode als ein Grundprinzip des effektiven Arbeitens: Das Paretoprinzip, auch bekannt als die 80/20-Regel, besagt, dass etwa 80 % der Ergebnisse aus 20 % der Ursachen stammen. Dieses Prinzip wurde nach dem italienischen Ökonomen Vilfredo Pareto benannt, der entdeckte, dass ein großer Teil des Wohlstands in Italien auf eine kleine Anzahl von Familien verteilt war. In der Praxis hat das zwei Bedeutungen:

• Einerseits bedeutet das, dass du dich auf die wenigen Aufgaben konzentrieren solltest, die den größten Einfluss auf deine Ziele oder Projekte haben.
• Andererseits heißt es, dass Du in 20% deiner Zeit 80% der Ergebnisse erzielst, während mit den restlichen 80% deiner wertvollen Zeit nur noch 20% Fortschritt erzielst.

Mir hilft das immer wieder meinen Perfektionsanspruch in den Griff zu bekommen und einfach auch mal was gut genug sein zu lassen.

5 Tipps für mehr Produktivität!

Produktivität ist für viele von uns ein zentrales Anliegen. In einer Welt voller Ablenkungen und ständig wechselnder Prioritäten kann es schwierig sein, den Fokus zu behalten und wirklich etwas zu erreichen. In diesem Abschnitt teile ich fünf bewährte Tipps, die dir helfen können, deine Produktivität zu steigern und deinen Arbeitsalltag effektiver zu gestalten. Lass uns gleich einsteigen!

1. Ordnung schaffen

Einer der ersten Schritte hin zu mehr Produktivität ist das Schaffen von Ordnung. Ein unaufgeräumter Arbeitsplatz kann unbewusst Stress erzeugen und die Konzentration beeinträchtigen. Überlege einmal, wie oft du deine Zeit mit der Suche nach Dokumenten oder benötigten Materialien verschwendest. Hier sind ein paar einfache Schritte, um Ordnung zu schaffen:

• Aufräumen: Nimm dir regelmäßig Zeit, um deinen Schreibtisch aufzuräumen. Entferne unnötige Gegenstände und halte nur die Dinge bereit, die du täglich benötigst.
• Digitale Ordnung: Räume auch deine digitalen Dateien auf. Erstelle klare Ordnerstrukturen und lösche alles, was du nicht mehr benötigst.
• Checkliste: Erstelle wöchentliche To-do-Listen, um deine Prioritäten festzulegen. So behältst du den Überblick und kannst dich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren.

Ich habe festgestellt, dass ich nach einem gründlichen Aufräumen sofort produktiver arbeiten kann. Es ist erstaunlich, wie viel Klarheit ein aufgeräumter Arbeitsplatz mit sich bringt.

2. Ähnliche Aufgaben zusammenfassen

Ein weiterer effektiver Tipp ist, ähnliche Aufgaben zusammenzufassen. Wenn du ständig zwischen verschiedenen Arten von Aufgaben wechselst, kostet das nicht nur Zeit, sondern auch Energie. Indem du ähnliche Aufgaben in einem Block bearbeitest, kannst du deine Konzentration aufrechterhalten. Hier sind einige Strategien dazu:

• Erstelle Zeitblöcke: Widme bestimmte Zeitfenster für ähnliche Tätigkeiten. Zum Beispiel könntest du einen Block für E-Mails, einen weiteren für kreative Arbeiten und einen für Meetings reservieren.
• Verwende eine Aufgabenliste: Halte eine Liste mit ähnlichen Aufgaben bereit und arbeite sie in einem Rutsch ab. Dabei ist es hilfreich, sich auf die einzelnen Aufgaben zu konzentrieren, anstatt sie über einen langen Zeitraum zu streuen.

Ich habe diese Methode, auch Batching genannt, in meinem Arbeitsalltag integriert und bemerkt, dass ich weniger Ablenkungen durch ständige Wechsel habe. Eine übersichtliche To-Do-Liste ist dabei Voraussetzung, um den Überblick nicht zu verlieren.

3. Schluss mit Multitasking

Multitasking wird häufig als Fähigkeit geschätzt, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen. Doch die Wahrheit ist, dass unser Gehirn nicht dafür gemacht ist, viele Dinge gleichzeitig zu verarbeiten. Multitasking kann die Produktivität sogar senken und zu erhöhtem Stress führen. Es gibt einige Punkte, die gegen Multitasking sprechen:

• Konzentration wird geschwächt: Jedes Mal, wenn du von einer Aufgabe zur nächsten wechselst, dauert es eine Weile, bis du den richtigen Fokus wieder findest.
• Erhöhte Fehleranfälligkeit: Wenn du an mehreren Aufgaben gleichzeitig arbeitest, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, Fehler zu machen.
• Bessere Effizienz: Indem du dich auf eine Aufgabe konzentrierst, arbeitest du schneller und effizienter.

Ich habe aus eigener Erfahrung gelernt, dass es oft besser ist, eine Aufgabe nach der anderen abzuarbeiten. Das Gefühl, endlich eine Aufgabe abgeschlossen zu haben, ist befriedigend und motiviert für die nächste Herausforderung.

4. Pausen machen

Es mag dir unlogisch erscheinen, dass Pausen die Produktivität erhöhen können, aber das ist tatsächlich der Fall! Unser Gehirn braucht regelmäßige Pausen, um eine hohe Leistungsfähigkeit aufrechtzuerhalten. Wenn du den ganzen Tag ohne Unterbrechungen von Bildschirm zu Bildschirm arbeitest, wird die Qualität deiner Arbeit leiden.

Einige Tipps für effektive Pausen:

• Kurze Pausen einlegen: Nach jeder 25-minütigen Arbeitsphase (zum Beispiel der Pomodoro-Technik) solltest du fünf Minuten Pause machen. Nutze diese Zeit, um dich zu dehnen, Wasser zu trinken oder einfach mal tief durchzuatmen.
• Pausen planen: Nach vier Pomodoros solltest du eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten einlegen. Diese Zeit kannst du nutzen, um einen Spaziergang zu machen oder etwas zu essen.
• bewusste Pausen: Versuche, während deiner Pausen nicht auf das Handy zu schauen oder Mails zu checken. Nutze die Zeit für eine aktive Erholung.

Du hast sicher auch schon festgestellt, dass Du nach einer kurzen Pause oft frischer bist und mit neuer Energie an deine Aufgaben herangehst. Und trotzdem muss ich immer wieder losreißen. Ein Timer hilft dabei ungemein

5. Benachrichtigungen stummschalten

Klingt vielleicht banal, ist aber wirkungsvoll: In einer digitalen Welt, die ständig Notifications sendet, ist es leicht, sich ablenken zu lassen. Benachrichtigungen von E-Mails, sozialen Medien oder anderen Apps können den Fokus stören und wertvolle Zeit rauben. Hier einige Strategien, um Benachrichtigungen zu reduzieren:

• Stumm-Schaltung: Schalte die Benachrichtigungen für nicht wichtige Apps und Newsletter aus. So kannst du dich auf das Wesentliche konzentrieren, ohne ständig unterbrochen zu werden.
• „Bitte nicht stören“-Modus: Nutze diese Funktion an deinem Smartphone oder Computer, um dich während konzentrierter Arbeiten nicht stören zu lassen.
• Zeitliche Begrenzung: Hatten wir schon – plane feste Zeiten ein, um deine Mails und Nachrichten zu checken, anstatt ständig mit neuen Informationen um dich geworfen zu werden.

Ich habe meine Benachrichtigungen größtenteils abgeschaltet und kann sagen, dass mich das sehr entlastet. Es ist befreiend, sich auf die Arbeit zu konzentrieren, ohne ständig gestört zu werden.

Mit diesen Methoden und Tipps im Hinterkopf kannst du deine Produktivität im Alltag erheblich steigern. Probiere sie aus und finde heraus, welche Methoden am besten zu dir passen. Viel Spaß mit den Tools!

Wenn Du mehr Hintergrundwissen zu Zeitmanagment haben möchtest und auch wissen möchtest, wo die Grenzen des Zeitmanagements sind, dann hol Dir mein kostenloses Ebook zu dem Thema. Oder Du schreibst mir, dann kann ich Dir auch persönlich bei Fragen weiterhelfen!